Surat pribadi : laras bahasanya cenderung bahasa santai. Ditulis oleh perorangan ditujukan kepada orang lain. Surat lamaran pekerjaan bukan termasuk surat pribadi walaupun ditulis oleh perorangan ditujukan kepada instansi, namun teras bahasanya adalah bahasa rersmi.
Surat resmi/dinas : ditulis peroranga/lembaga/instansi ditujukan kepada lembaga/instansi lain atau orang lain. Laras bahasanya adalah bahasa resmi. Contoh: surat lamaran, surat panggilan pekerjaan.
Surat niaga : laras bahasanya adalah bahasa resmi. Isinya fokus pada perniagaan. Ditulis oleh perorangan atau instansi ditujukan kepada perorangan atau instansi lain.
Wujud surat:
Bagian-bagian surat:
1. kepala surat
a) mulai dari lembar surat paling atas sampai garis batas.
b) logo bersifat opsional (boleh ada boleh tidak)
c) lembaga paling bawah merupakan lembaga yang mengeluarkan surat, dapat dicetak tebal dengan ukuran yang lebih besar
d) telp, jl. (tidak boleh disingkat)
A. Yani (X)
Ahmad Yani (V)
Kata gang, no., nomor, blok, tidak perlu dimunculkan kecuali gang bernama. Misal: gang buntu, gang kelinci.
Jalan Kartini II/2, Surabaya (perlu koma bila “Surabaya” ada pada satu baris)
Faksimile (V)
Faks, fax, faximile (X)
Telepon: -> perlu (:) wajib bila nomor lebih dari 2, dengan pemisahan (,) bukan (;)
e) tidak perlu ada 2 logo, yang dimunculkan adalah logo dari lembaga yang mengeluarkan surat
f) khusus kop surat, dapat menggunakan tipe atau ukuran huruf apapun
g) PO BOX -> kotak pos
(post office box)
Ditulis dengan -> d.a. kotak pos 5000
h) desa, kecamatan, kabupaten tidak perlu disebut atau disingkat, cukup dipisah dengan tanda koma dengan urutan yang tepat.
2. leher surat
a) mulai tanggal surat sampai salam pembuka
- tanggal -> 5 Oktober 2010 (V) 5-10-2010 (X)
- nomor
- lampiran dalam satu rangkaian
- sifat
- hal/perihal
- alamat
- salam pembuka
b) nama kota dibagian tanggal, tidak perlu dimunculkan bila dibagian kepala surat telah ada nama kota. Kecuali surat lamaran pekerjaan. Misalnya:
Surabaya, 5 Oktober 2010
Tanggal surat tidak perlu diletakkan/dimunculkan lagi di bagian bawah sebelum tanda tangan.
Nomor (V) no., nomer (X)
Lampiran (V) lamp. (X) (bersifat opsional)
Sifat (V) (bersifat opsional)
Letak (:) boleh diluruskan dengan peodman rapat dengan huruf terakhir kata terpanjang.
c) Nomor surat -> nomor urut surat/singkatan nama instansi/klasifikasi jenis surat/nama bulan/angka tahun
Misal: 12/PTSM/u/x/2010
U= undangan
d) Lampiran: satu ekspemplar, bendel, lembar, berkas
e) Hal: setara dengan judul karangan
f) Alamat surat: tidak pelru kata “kepada”, sebab:
1) Secara sintaksis, “kepada” menggabungkan dua variabel
2) Penulis surat tidak perlu menulis kata “dari”
Contoh: Yth. Bapak Adi Sampurno, Drs., M.Hum
Setelah sapaan Bapak/Ibu/Saudara harus dilanjutkan nama orang. Bila mengutamakan gelar, maka sapaan harus diikhlaskan.
Sapaan dilarang disingkat.
NB: yang ada hanya putra putri, dewa dewi, tidak adaa yang lain.
Yth. Drs. Adi Sampurno, M.Hum
Sambong Permai A/6
Jombang 61414 (V)
Di tempat (X)
Bila tidak dimuat nama perusahaan, maka ditulis:
Yth. Pemasang Iklan (Jawa Pos, 5 Oktober 2010)
d.a. Kotak Pos 5000
g) Salam pembuka -> diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma (,)
Contoh: Dengan hormat,
Konstan dengan salam penutup -> Hormat saya,/Hormat kami,
3. tubuh surat -> isi surat harus relevan dengan identitas surat
a) paragraf pembuka -> tidak perlu basa-basi, jangan terlalu panjang
b) paragraf isi -> sesuai dengan kebutuhan, tidak ada batasan
c) paragraf penutup
4. kaki surat -> salam penutup sampai inisial
a) salam penutup sama dengan salam pembuka. Diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma
b) tanda tangan dan nama -> penanggung jawab (sekretaris tidak perlu tanda tangan). Tidak perlu diapit tanda kurung, tidak perlu ditulis huruf kapital semua
c) garis bawah dalam penanggung jawab antara nama dengan NIP, tidak diperlukan. NIP tanpa titik, tanpa titik dua (:), angka berderet (tanpa perlu dipisahkan, baik oleh spasi maupun titik)
d) stempel, terletak di sebelah kiri kira-kira 50% mengenai tanda tangan
e) meterai, tergores dengan tanda tangan
f) tidak diperkenankan menambahkan catatan/NB (dapat diletakkan/disertakan ke dalam isi surat)
g) penulisan atas nama
misal:
a.n. Dekan
Pembantu Dekan I,
Nama -> nama pembantu dekan I, stempel tetap dekan
u.b. -> untuk beliau
u.p. -> untuk perhatian, keduanya (baik u.b. maupun u.p.) digunakan untuk mewakili atau mendelegasikan -> terletak di alamat surat. Contoh:
yth. Rektor Unesa
u.b. Pembantu Rektor I
h) tembusan/tindasan
disebutkan satu persatu, diberi nomor urut dan diurutkan mulai dari jabatan tertinggi. Tidak perlu diberi kata “arsip” pada bagian terakhir. Tidak perlu diberi “Yth”.
i) inisial -> bersifat intern lembaga yang mengeluarkan surat
cukup ditulis tangan dan hanya pada arsip surat, tidak perlu dituliskan pada surat yang dikirimkan atau ditujukan untuk orang lain.
misal: IS/EW
IS: Indah Setiasari sebagai konseptor surat
EW: Eko Waluyo sebagai pengetik surat
BAHASA ISI SURAT
dengan ini -> bila tidak ada lampiran
bersama ini -> bila ada lampiran
misal:
bersama ini saya lampiri:
(1) fotokopi KTP
(2) fotokopi ijazah
(3)
(4) dll.
mohon kehadiran Anda pada:
hari : -> hari, tanggal (V) hari/tanggal (X)
tanggal :
tempat : tidak perlu menjorok ke dalam
pukul :
acara : doa bersama.
(setelah doa baru diakhiri titik)
09.00 pagi (X) -> tidak perlu
09.00 WIB (X) -> mubazir bila yang diundang ada dalam satu lokasi. Sifatnya kondisional.
09.00-12.00 (X) -> menggunakan tanda hubung
09.00—12.00 (V) -> menggunakan tanda pisah
Ba’da maghrib (garis bawah perkata)
Dalam membuat surat lamaran pekerjaan, gunakan bahasa yang tidak terlalu memohon-mohon. Misal:
“sambil menunggu kabar baik dari Bapak, saya ucapkan terima kasih.”
Surat resmi/dinas : ditulis peroranga/lembaga/instansi ditujukan kepada lembaga/instansi lain atau orang lain. Laras bahasanya adalah bahasa resmi. Contoh: surat lamaran, surat panggilan pekerjaan.
Surat niaga : laras bahasanya adalah bahasa resmi. Isinya fokus pada perniagaan. Ditulis oleh perorangan atau instansi ditujukan kepada perorangan atau instansi lain.
Wujud surat:
- kartu pos
- telegram -> 1996 resmi ditutup
- kartu lebaran.
- sebagai duta pribadi/wakil kehadiran
- bukti hitam di atas putih/tertulis
- pedoman kerja
- alat pengingat
- agunan (surat berharga)/pinjaman.
- ukuran surat standar nasional: A4
- disarankan paling tebal 70 gram, dengan pemanfaatan: 4, 3, 3, sisa
- tidak lebih dari 1 halaman untuk surat resmi
- tipe huruf: arial, times new roman, book antiqua.
Bagian-bagian surat:
1. kepala surat
a) mulai dari lembar surat paling atas sampai garis batas.
b) logo bersifat opsional (boleh ada boleh tidak)
c) lembaga paling bawah merupakan lembaga yang mengeluarkan surat, dapat dicetak tebal dengan ukuran yang lebih besar
d) telp, jl. (tidak boleh disingkat)
A. Yani (X)
Ahmad Yani (V)
Kata gang, no., nomor, blok, tidak perlu dimunculkan kecuali gang bernama. Misal: gang buntu, gang kelinci.
Jalan Kartini II/2, Surabaya (perlu koma bila “Surabaya” ada pada satu baris)
Faksimile (V)
Faks, fax, faximile (X)
Telepon: -> perlu (:) wajib bila nomor lebih dari 2, dengan pemisahan (,) bukan (;)
e) tidak perlu ada 2 logo, yang dimunculkan adalah logo dari lembaga yang mengeluarkan surat
f) khusus kop surat, dapat menggunakan tipe atau ukuran huruf apapun
g) PO BOX -> kotak pos
(post office box)
Ditulis dengan -> d.a. kotak pos 5000
h) desa, kecamatan, kabupaten tidak perlu disebut atau disingkat, cukup dipisah dengan tanda koma dengan urutan yang tepat.
2. leher surat
a) mulai tanggal surat sampai salam pembuka
- tanggal -> 5 Oktober 2010 (V) 5-10-2010 (X)
- nomor
- lampiran dalam satu rangkaian
- sifat
- hal/perihal
- alamat
- salam pembuka
b) nama kota dibagian tanggal, tidak perlu dimunculkan bila dibagian kepala surat telah ada nama kota. Kecuali surat lamaran pekerjaan. Misalnya:
Surabaya, 5 Oktober 2010
Tanggal surat tidak perlu diletakkan/dimunculkan lagi di bagian bawah sebelum tanda tangan.
Nomor (V) no., nomer (X)
Lampiran (V) lamp. (X) (bersifat opsional)
Sifat (V) (bersifat opsional)
Letak (:) boleh diluruskan dengan peodman rapat dengan huruf terakhir kata terpanjang.
c) Nomor surat -> nomor urut surat/singkatan nama instansi/klasifikasi jenis surat/nama bulan/angka tahun
Misal: 12/PTSM/u/x/2010
U= undangan
d) Lampiran: satu ekspemplar, bendel, lembar, berkas
e) Hal: setara dengan judul karangan
f) Alamat surat: tidak pelru kata “kepada”, sebab:
1) Secara sintaksis, “kepada” menggabungkan dua variabel
2) Penulis surat tidak perlu menulis kata “dari”
Contoh: Yth. Bapak Adi Sampurno, Drs., M.Hum
Setelah sapaan Bapak/Ibu/Saudara harus dilanjutkan nama orang. Bila mengutamakan gelar, maka sapaan harus diikhlaskan.
Sapaan dilarang disingkat.
NB: yang ada hanya putra putri, dewa dewi, tidak adaa yang lain.
Yth. Drs. Adi Sampurno, M.Hum
Sambong Permai A/6
Jombang 61414 (V)
Di tempat (X)
Bila tidak dimuat nama perusahaan, maka ditulis:
Yth. Pemasang Iklan (Jawa Pos, 5 Oktober 2010)
d.a. Kotak Pos 5000
g) Salam pembuka -> diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma (,)
Contoh: Dengan hormat,
Konstan dengan salam penutup -> Hormat saya,/Hormat kami,
3. tubuh surat -> isi surat harus relevan dengan identitas surat
a) paragraf pembuka -> tidak perlu basa-basi, jangan terlalu panjang
b) paragraf isi -> sesuai dengan kebutuhan, tidak ada batasan
c) paragraf penutup
4. kaki surat -> salam penutup sampai inisial
a) salam penutup sama dengan salam pembuka. Diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma
b) tanda tangan dan nama -> penanggung jawab (sekretaris tidak perlu tanda tangan). Tidak perlu diapit tanda kurung, tidak perlu ditulis huruf kapital semua
c) garis bawah dalam penanggung jawab antara nama dengan NIP, tidak diperlukan. NIP tanpa titik, tanpa titik dua (:), angka berderet (tanpa perlu dipisahkan, baik oleh spasi maupun titik)
d) stempel, terletak di sebelah kiri kira-kira 50% mengenai tanda tangan
e) meterai, tergores dengan tanda tangan
f) tidak diperkenankan menambahkan catatan/NB (dapat diletakkan/disertakan ke dalam isi surat)
g) penulisan atas nama
misal:
a.n. Dekan
Pembantu Dekan I,
Nama -> nama pembantu dekan I, stempel tetap dekan
u.b. -> untuk beliau
u.p. -> untuk perhatian, keduanya (baik u.b. maupun u.p.) digunakan untuk mewakili atau mendelegasikan -> terletak di alamat surat. Contoh:
yth. Rektor Unesa
u.b. Pembantu Rektor I
h) tembusan/tindasan
disebutkan satu persatu, diberi nomor urut dan diurutkan mulai dari jabatan tertinggi. Tidak perlu diberi kata “arsip” pada bagian terakhir. Tidak perlu diberi “Yth”.
i) inisial -> bersifat intern lembaga yang mengeluarkan surat
cukup ditulis tangan dan hanya pada arsip surat, tidak perlu dituliskan pada surat yang dikirimkan atau ditujukan untuk orang lain.
misal: IS/EW
IS: Indah Setiasari sebagai konseptor surat
EW: Eko Waluyo sebagai pengetik surat
BAHASA ISI SURAT
dengan ini -> bila tidak ada lampiran
bersama ini -> bila ada lampiran
misal:
bersama ini saya lampiri:
(1) fotokopi KTP
(2) fotokopi ijazah
(3)
(4) dll.
mohon kehadiran Anda pada:
hari : -> hari, tanggal (V) hari/tanggal (X)
tanggal :
tempat : tidak perlu menjorok ke dalam
pukul :
acara : doa bersama.
(setelah doa baru diakhiri titik)
09.00 pagi (X) -> tidak perlu
09.00 WIB (X) -> mubazir bila yang diundang ada dalam satu lokasi. Sifatnya kondisional.
09.00-12.00 (X) -> menggunakan tanda hubung
09.00—12.00 (V) -> menggunakan tanda pisah
Ba’da maghrib (garis bawah perkata)
Dalam membuat surat lamaran pekerjaan, gunakan bahasa yang tidak terlalu memohon-mohon. Misal:
“sambil menunggu kabar baik dari Bapak, saya ucapkan terima kasih.”
Tidak ada komentar:
Posting Komentar